כיצד תוכנת הנהלת חשבונות לעסקים קטנים משדרגת את הניהול?

איך תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להפוך את החיים שלכם ליותר קלים (וכנראה גם מצחיקים)

אם אתם בעלי עסקים קטנים, אתם בוודאי יודעים שלכל שקל יש סוף. ובכן, גם לכניסות שלכם יש סוף – וזוהי הסיבה שבגללה אתם כאן. תרשו לי לגלות לכם סוד: תוכנת הנהלת חשבונות לא חייבת להיות המשעממת ביותר בתכלית (וכן, אני מתכוון לכל אותן מערכות ניהול שגרמו לי לחלום בבחינות עיצוב מאפיות).

מה זה בעצם תוכנת הנהלת חשבונות?

נראה שהמונח הזה מזכיר לכם יותר יציאות מיום עבודה מאשר במהות של הדבר. אז מה זה בעצם? תוכנת הנהלת חשבונות היא הפתרון המושלם לכל בעלי העסקים שלא רוצים לשים את הידיים שלהם בשום דבר שקשור לניירת. בואו נבחן מה היא עושה בפירוט:

• ניהול הכנסות והוצאות: כל שקל שנכנס ויוצא, נשמר ברישומים.
• מעקב אחרי לקוחות: מי חייב לכם כמה? וזה לפני שצחקתם על זה!
• הפקת דוחות: דוחות שמספרים לכם את כל מה שצריך. זוהי הכנתי-לי-כוס-קפה-שיט.
• חשבוניות: כן, כל עסק חייב לחשב את זה איכותי, ולא לחשוש מהפרטאצ'ים.

השאלה הגדולה: למה אני צריך את זה?

אותה שאלה ששואלים את עצמם כל בעלי העסקים רגע לפני שהם נקלעים לעולם המורכב הזה של הנהלת חשבונות. אז? למה? התשובה היא: כדי לשמור על sanity. נכון, זה לא כמו להציל את העולם, אבל לעמוד בפקקים עם מיסים וחשבוניות זה בהחלט קרוב.

• חיסכון בזמן: במקום לשבת שעות על שעות, תהיו לכם כמה דקות לשתות את הקפה שלכם.
• דיוק: פחות טעויות, כי בואו נודה באמת, כולנו איננו נביאים במתמטיקה.
• יותר מרץ: אינכם צריכים להיות כיסאות במשרד – אתם יכולים להיות טייסים של החלל!

כיצד לבחור את התוכנה הנכונה?

ובכן, כאן מגיעה השאלה שגם מיליון דולר לא יוכלו לפתור. איך לבחור תוכנת הנהלת חשבונות שלא תגרום לכם להתחרט על כל שקל שהשקעתם בה? יש דברים שצריך לקחת בחשבון:

• מהגבלה או לא? דברו עם עצמכם: "האם אני באמת רוצה לעבור לאמצעי ניהול חשבונות עשיר?"
• האם אני לבד או בעסק עם חברים? יש תוכנות שפותחות אפשרויות לשיתוף, וזה חשוב לאף אחד לא להשאיר את השני מחוץ לשיחה.
• מה העלות? וזוהי השאלה החשובה ביותר, כי זה לא באמת משנה כמה זה טוב, אם זה גובה יותר ממה שאתם יכולים להרשות לעצמכם.

שאלות נפוצות על תוכנות הנהלת חשבונות

1. מה היא תוכנת הנהלת חשבונות המומלצת ביותר?

מומלץ לבדוק את:Mango, QuickBooks או Xero, כל אחת מהן עם יתרונות משלה.

2. האם אפשר לנהל מספר עסקים בתוכנה אחת?

כן! רוב התוכנות מאפשרות ניהול של מספר עסקים באותו פרופיל.

3. מה לגבי תאימות עם מערכות אחרות?

קראו ביקורות ובדקו אם התוכנה מציעה אינטגרציה עם מערכת CRM או מספקי רכישות אחרים.

4. האם יש תמיכה טכנית זמינה?

כדאי לברר על החלופות שהחברה מציעה בנושא זה, וזו תקלה שעלולה לקרות.

5. מה מגיע עם התוכנה?

חלק מהתוכנות כוללות תוספות כמו ניהול מלאי או הנהלת לקוחות. כדאי לבדוק זאת לפני שאתם קונים!

האם תוכנת הנהלת חשבונות יכולה להזיק?

אוקי, עכשיו הכנו הכל מסביב אבל בואו נחשוב רגע מה המסוכן בזה. כמה פעמים קיבלתם חשבונית שהובילה לסחרור? תלוי מי שולח לכם אותה! לסיום בגילוי מלא שהתוכנה יכולה בהחלט לשגע אתכם אם לא תבחרו את העובדים הנכונים כדי להשתמש בה.

• תמימות זה לא תכונה עסקית: אם לא תבינו את התוכנה, אתם מאבדים את יומכם.
• טעויות אנוש: גם השליח שלכם יכול להיכנס לפה. המידע התפרץ החוצה ו..אופס, לא מדברים על חיים חזרה.
• תלות בטכנולוגיה: רק תחשבו על כך: מה קורה אם המחשב שלכם מת? או חנות עם זיכרון 5 GB שנותר?

שורה תחתונה – למה תוכנה זו יכולה לעשות הכל יותר קל?

אז איך נגיע לסוף? ברור שכולנו רוצים לנהל חברה, אבל למי יש באמת כוח לנהל עוד 10 ניירות כל חודש? כלים מתקדמים כמו תוכנות הנהלת חשבונות מציעים לנו את הפתרון המושלם להצלת חיינו, איך אומרים? הניהול שלנו – על הקבע!

אם אתם נמצאים בהרפתקה הזו של בעולם העסקים הקטנים, המילה האחרונה היא: אל תהססו. נסו את השדות התכליתיים וחזרו להסביר לעצמכם שלפעמים כל מה שצריך זה לחייך בזמן שהבנק מתקשר.